ERP anpassen, ohne die Aktualisierbarkeit zu verlieren
Jede Anpassung an einem ERP muss bei jeder Aktualisierung mitgezogen werden. Wie man entscheidet, was angepasst wird — und wie man es so tut, dass es später nicht bricht.
Jedes ERP wird angepasst. Die Frage ist nicht ob, sondern wie — denn jede Anpassung muss bei jeder Aktualisierung mitgezogen werden. Ein System mit vielen unsauberen Sonderlösungen ist nach drei Jahren nicht mehr aktualisierbar, und dann sitzt der Betrieb auf einer Version, die niemand mehr pflegt.
Zuerst: die Entscheidung, ob überhaupt
Prüfen Sie bei jedem Wunsch drei Dinge:
- Ist das ein Wettbewerbsvorteil oder eine Gewohnheit? Für Gewohnheit lohnt sich keine Sonderlösung. Sehr oft ist der Standardablauf nicht schlechter, nur ungewohnt.
- Wie oft kommt der Fall vor? Eine Anpassung für zwölf Vorgänge im Jahr rechnet sich selten.
- Was kostet die Alternative? Manchmal ist ein zusätzlicher Handgriff billiger als die Pflege einer Sonderlösung über Jahre.
Diese drei Fragen sparen mehr Geld als jede technische Feinheit weiter unten.
Die Reihenfolge der Mittel
Von harmlos nach heikel:
1. Einstellungen. Alles, was sich in der Oberfläche einstellen lässt, ist aktualisierungsfest. Erste Wahl, immer.
2. Eigene Felder und Ansichten über die vorgesehenen Wege. Bleiben in der Regel erhalten, sind aber schon eine Änderung, die dokumentiert gehört.
3. Eigene Auswertungen und Vorlagen. Berichte, Formulare, Druckvorlagen. Gut beherrschbar, solange sie getrennt vom Standard liegen.
4. Eigenes Modul. Für echte Zusatzfunktionen der richtige Weg — sauber getrennt, versioniert, mit Kennzeichnung, für welche Programmversion es gilt.
5. Änderung am Standard. Die Notlösung. Sie wird bei der nächsten Aktualisierung überschrieben oder verhindert sie. Wenn es nicht anders geht, dann dokumentiert und mit einem Termin, an dem geprüft wird, ob es der Standard inzwischen kann.
Die Regeln, die Ärger ersparen
- Nie direkt am Standard arbeiten. Alles Eigene liegt in eigenen Modulen.
- Alles versionieren. Auch kleine Anpassungen gehören in eine Versionsverwaltung, nicht nur auf den Server.
- Testsystem vor Produktivsystem. Jede Aktualisierung wird zuerst auf einer Kopie gefahren, mit echten Daten.
- Dokumentieren, warum. In zwei Jahren weiß niemand mehr, wofür ein Feld gut war — außer es steht daneben.
- Aufräumen gehört dazu. Was ein halbes Jahr niemand benutzt hat, kann weg. Jede tote Anpassung kostet bei jeder Aktualisierung Zeit.
Der Ablauf, der sich anbietet
- Anforderung aufschreiben — als Ablauf, nicht als Feldwunsch.
- Prüfen, ob der Standard es kann. Sehr oft kann er es, nur anders.
- Wenn nicht: kleinstmögliches Mittel aus der Liste oben wählen.
- Auf dem Testsystem bauen und mit echten Daten prüfen.
- Einspielen, dokumentieren, den Betroffenen zeigen.
- Bei der nächsten Aktualisierung: zuerst auf dem Testsystem, dann produktiv.
Was das für die Auswahl eines Dienstleisters bedeutet
Fragen Sie vor der Beauftragung: Wie werden Anpassungen abgelegt und versioniert? Gibt es ein Testsystem? Wer spielt Aktualisierungen ein, und wie oft? Und bekommen Sie den Quellcode Ihrer Anpassungen?
Die Antwort auf die letzte Frage entscheidet darüber, ob Sie den Dienstleister wechseln können.
Häufige Fragen
Wie oft sollte man aktualisieren?
Regelmäßig und geplant statt selten und panisch. Wer Versionen überspringt, macht den nächsten Schritt größer und riskanter.
Was, wenn unser System seit Jahren nicht aktualisiert wurde?
Dann ist der Sprung ein eigenes Vorhaben mit Bestandsaufnahme: Welche Anpassungen gibt es, welche werden noch gebraucht, was kann entfallen. Erfahrungsgemäß ist der größte Teil der Arbeit das Weglassen.
Kann man Anpassungen auch selbst machen?
Einstellungen und Auswertungen ja, mit Einarbeitung. Sobald es um eigene Module geht, braucht es jemanden, der dafür geradesteht — auch in zwei Jahren.
Wie erkennt man ein System, das nicht mehr aktualisierbar ist?
Wenn niemand sagen kann, welche Anpassungen es gibt und wo sie liegen. Das ist der Punkt, an dem eine Bestandsaufnahme dringend wird.
Der nächste Schritt
Lassen Sie sich eine Liste aller Anpassungen an Ihrem System geben. Wenn es diese Liste nicht gibt, ist das der erste Auftrag.
09195 9392909 oder info@xaicore.de.