ERP-Einführung: was den Aufwand bestimmt
Warum dieselbe Software im einen Betrieb in Wochen läuft und im anderen ein Jahr braucht: sechs Faktoren, die den Aufwand bestimmen — und die Posten, die gern fehlen.
„Was kostet ein ERP?“ ist eine Frage, auf die jede schnelle Zahl in die Irre führt. Dieselbe Software läuft im einen Betrieb nach sechs Wochen und braucht im anderen ein Jahr — bei gleicher Mitarbeiterzahl.
Der Unterschied liegt in sechs Faktoren. Wer sie kennt, kann Angebote vergleichen und den eigenen Aufwand einschätzen.
Faktor 1: Umfang
Auftrag und Rechnung sind ein anderes Vorhaben als Auftrag, Lager, Zeiterfassung, Einkauf, Produktion und Buchhaltung. Jeder Bereich bringt eigene Fragen und eigene Beteiligte mit.
Was hilft: mit einem Bereich anfangen. Der Rest folgt in Abschnitten, mit Pausen dazwischen.
Faktor 2: Datenübernahme
Kunden, Artikel, Preise, offene Vorgänge. Der Aufwand hängt weniger an der Menge als an der Ordnung: Eine gepflegte Artikelliste ist in Stunden übernommen, eine gewachsene mit Dubletten und Freitextpreisen beschäftigt jemanden tagelang.
Was hilft: vorher aufräumen. Diese Arbeit fällt ohnehin an — vorher ist sie billiger als hinterher.
Faktor 3: Anpassungen
Jede Abweichung vom Standard kostet zweimal: einmal beim Bauen und dann bei jeder Aktualisierung.
Die Faustregel: Prüfen Sie bei jeder gewünschten Anpassung, ob der Ablauf wirklich Ihr Wettbewerbsvorteil ist — oder nur Gewohnheit. Für Gewohnheit lohnt sich keine Sonderlösung.
Faktor 4: Schnittstellen
Buchhaltung, Zeiterfassung, Webshop, Maschinen, Kassensystem. Jede Verbindung ist ein eigenes kleines Vorhaben mit eigener Pflege.
Was hilft: ehrlich prüfen, ob es täglich sein muss. Ein sauberer Export einmal im Monat ist oft ausreichend und deutlich billiger.
Faktor 5: Einweisung und Begleitung
Der Posten, der in Angeboten am häufigsten zu klein steht. Die echten Fragen kommen nicht am Einweisungstag, sondern in der vierten Woche im Alltag. Wer dann niemanden erreicht, fällt in die alten Wege zurück — und dann war alles davor umsonst.
Faktor 6: Entscheidungswege im Betrieb
Der am meisten unterschätzte Faktor, und der einzige, den Sie allein steuern. Ein ERP zwingt dazu, Fragen zu beantworten, die vorher offen waren: Wer gibt frei, welche Angabe ist Pflicht, wer darf Preise ändern.
Ein Betrieb, in dem diese Antworten schnell kommen, ist in Wochen fertig. Einer, in dem jede Frage zwei Wochen liegt, braucht ein Jahr — bei identischer Software.
Die Posten, die in Angeboten gern fehlen
- Ihre eigene Arbeitszeit. Sie ist der größte Einzelposten und steht in keinem Angebot.
- Datenbereinigung vor der Übernahme.
- Der Parallelbetrieb in der Übergangszeit.
- Begleitung nach dem Start, nicht nur bis zum Start.
- Aktualisierungen und Betrieb in den Folgejahren.
Wie Sie Angebote vergleichbar machen
Fordern Sie zu jedem Angebot dieselben Angaben: Welche Bereiche sind enthalten? Was ist Standard, was ist Anpassung? Wie viele Tage Einweisung, und wie viele danach? Wer übernimmt die Daten? Was kostet der Betrieb pro Jahr? Und: Wie kommen Sie an Ihre Daten heran, wenn Sie wechseln?
Zwei Angebote, die darauf unterschiedlich antworten, sind nicht vergleichbar — auch wenn unten dieselbe Summe steht.
Womit wir arbeiten
Wir setzen Odoo ein, auch im eigenen Haus, inklusive Buchhaltung und elektronischer Rechnung. Was das für Ihren Betrieb bedeutet, hängt an den sechs Faktoren oben — deshalb rechnen wir es nach einem Gespräch durch, statt eine Hausnummer zu nennen, die später nicht stimmt.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Einführung?
Für einen abgegrenzten Bereich sind einige Wochen realistisch. Der langsame Teil ist nie die Technik, sondern Faktor 6.
Können wir zuerst nur die Rechnungen umstellen?
Ja, und das ist häufig der beste Einstieg — weil dort das Geld hängt und der Nutzen sofort sichtbar wird.
Was ist mit der elektronischen Rechnung?
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen führt daran kein Weg mehr vorbei. Ein System, das sie im gültigen Format erzeugt, nimmt Ihnen das Thema ab.
Und wenn wir später wechseln wollen?
Klären Sie vor dem Start, in welchem Format Sie Ihre Daten bekommen. Ein System, aus dem man nicht herauskommt, ist ein Risiko.
Der nächste Schritt
Beantworten Sie Faktor 1 und Faktor 6 für Ihren Betrieb: Welcher Bereich zuerst, und wer entscheidet. Mit diesen zwei Antworten wird jedes Angebot vergleichbar.
09195 9392909 oder info@xaicore.de.