ERP-Auswahl im Mittelstand: die Kriterien, die wirklich zählen
Systeme lassen sich nicht sinnvoll nach Funktionslisten vergleichen — dort gewinnt immer das größere. Sieben Kriterien, die im Betriebsalltag den Unterschied machen.
ERP-Vergleiche enden meistens in Tabellen mit Häkchen. Das Problem daran: In einer Funktionsliste gewinnt immer das größere System — und die Funktionen, die den Ausschlag geben, stehen dort nicht drin.
Diese sieben Kriterien sagen im Alltag mehr aus.
1. Was deckt der Standard ohne Anpassung ab?
Nicht was möglich wäre, sondern was ohne Sonderlösung läuft. Jede Anpassung kostet zweimal: beim Bauen und bei jeder Aktualisierung.
So prüfen Sie es: Nehmen Sie Ihre drei häufigsten Vorgänge und lassen Sie sich diese in einer Vorführung zeigen — mit Ihren Zahlen, nicht mit Beispieldaten.
2. Wie wird es bedient — von den Leuten, die es benutzen?
Nicht von Ihnen. Von der Person im Büro, die täglich Angebote schreibt, und vom Monteur auf der Baustelle. Wenn eine alltägliche Eingabe mehr als drei Schritte braucht, wird sie umgangen.
So prüfen Sie es: Lassen Sie in der Vorführung diese beiden Personen selbst klicken.
3. Wer betreibt es, und was passiert bei einem Ausfall?
Läuft es beim Anbieter oder bei Ihnen? Wer spielt Aktualisierungen ein, wer sichert, wer ist erreichbar, wenn es steht? Und wie lange dürfen Sie stillstehen?
4. Kommen Sie an Ihre Daten?
Die Frage, die vor dem Vertrag gestellt gehört: In welchem Format bekommen Sie Ihre Daten, wie schnell, und was kostet es? Wer das nicht beantworten kann oder will, bindet Sie.
5. Wie steht es um den deutschen Alltag?
Kontenrahmen, Umsatzsteuer, elektronische Rechnung im gültigen Format, unveränderbare Rechnungen mit fortlaufenden Nummern, Aufbewahrungspflichten. Das ist keine Kür — es ist die Voraussetzung dafür, dass die Buchhaltung sauber bleibt.
6. Wer ist Ihr Ansprechpartner in drei Jahren?
Nicht der Hersteller, sondern der Partner, der Sie betreut. Wie viele Menschen dort kennen Ihr System? Was passiert, wenn der eine, der es kennt, aufhört?
7. Was kostet es über fünf Jahre?
Vollständig gerechnet: Lizenzen oder Abo, Einführung, Datenübernahme, Anpassungen, Schnittstellen, Einweisung, Betrieb, Aktualisierungen — und Ihre eigene Arbeitszeit, die in keinem Angebot steht.
Die Fragen, die keine Rolle spielen sollten
- Die Zahl der Module. Sie sagt nichts darüber, ob Ihre drei Vorgänge sauber laufen.
- Der Bekanntheitsgrad. Ein großer Name hilft nicht, wenn der Partner vor Ort niemanden frei hat.
- Die Zahl der Kunden weltweit. Für Ihren Betrieb zählt einer.
- Ein Preisvergleich der Lizenzen allein. Die Lizenz ist selten der größte Posten.
Wie ein sauberer Auswahlprozess aussieht
- Anforderungen aufschreiben — als Abläufe, nicht als Funktionsliste. „Vom Angebot zur Rechnung in einem Vorgang“ sagt mehr als zwanzig Häkchen.
- Zwei bis drei Systeme in die engere Wahl nehmen, nicht acht.
- Vorführung mit den eigenen Vorgängen und den eigenen Leuten.
- Referenzgespräch mit einem Betrieb ähnlicher Größe, gern telefonisch — dort erfahren Sie mehr als in jeder Broschüre.
- Angebote nach denselben Fragen vergleichbar machen.
- Mit einem Bereich starten, nicht mit allen.
Womit wir arbeiten
Wir setzen Odoo ein, auch im eigenen Haus, inklusive Buchhaltung und elektronischer Rechnung. Ob es für Ihren Betrieb passt, entscheiden die sieben Kriterien oben — und wenn eine andere Lösung besser passt, sagen wir das.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Auswahl?
Für einen mittelständischen Betrieb sind einige Wochen realistisch, wenn die Anforderungen aufgeschrieben sind. Ohne diese Vorarbeit zieht sich die Auswahl beliebig.
Sollten wir eine Ausschreibung machen?
Für kleinere Betriebe selten nötig. Wichtiger als das Verfahren ist, dass alle Anbieter dieselben Fragen beantworten.
Können wir das vorhandene System behalten?
Prüfen Sie zuerst, was es nicht kann und ob sich das anbinden lässt. Ein Wechsel um des Wechsels willen lohnt selten.
Was ist der häufigste Fehler bei der Auswahl?
Nach Funktionen zu entscheiden statt nach Abläufen — und die eigene Arbeitszeit für die Einführung nicht einzuplanen.
Der nächste Schritt
Schreiben Sie Ihre drei häufigsten Vorgänge auf, Schritt für Schritt. Mit diesem Blatt gehen Sie in jede Vorführung — und Sie werden sehen, wie schnell sich Systeme unterscheiden.
09195 9392909 oder info@xaicore.de.